Quando la giornata è un susseguirsi di meeting
Una riunione alle 9:30.
Un’altra alle 11.
Una videochiamata dopo pranzo.
E magari un ultimo incontro alle 16:30.
Alla fine della giornata si può avere la sensazione di essere stati impegnati per ore senza aver avuto davvero il tempo di portare avanti il lavoro più importante.
Il problema non è necessariamente la quantità di riunioni, ma il modo in cui interrompono la concentrazione.
Il costo delle interruzioni
Alcune attività richiedono tempo e attenzione continuativa: scrivere un documento, analizzare dati, progettare una strategia o sviluppare un’idea.
Passare continuamente da un’attività all’altra può rendere più difficile mantenere il focus.
Per questo può essere utile creare, quando l’organizzazione lo permette, alcuni momenti della settimana protetti dalle riunioni.
Che cos’è una giornata meeting free?
È semplicemente una giornata, o una parte della giornata, nella quale si cerca di evitare meeting non indispensabili.
Non significa non comunicare.
Email, chat e strumenti collaborativi continuano a funzionare.
L’obiettivo è invece proteggere alcune ore dedicate al lavoro che richiede maggiore concentrazione.
Quali attività svolgere?
Una giornata senza riunioni è particolarmente adatta alle attività che vengono continuamente rimandate perché richiedono tempo.
Per esempio:
- scrivere e revisionare documenti;
- pianificare progetti;
- analizzare dati;
- sviluppare nuove idee;
- studiare;
- organizzare attività future;
- lavorare su progetti strategici.
Non deve essere necessariamente un’intera giornata
Non tutte le aziende o tutti i professionisti possono eliminare completamente le riunioni per un giorno.
Si può iniziare anche più semplicemente.
Per esempio, proteggendo:
due ore al mattino senza meeting
oppure
un pomeriggio alla settimana dedicato al lavoro individuale.
Anche piccoli blocchi di tempo possono essere utili.
Comunicare la propria disponibilità
Per evitare che il “meeting free time” venga interpretato come indisponibilità, è importante comunicarlo chiaramente.
Una semplice indicazione nel calendario può essere sufficiente:
“Focus time – nessun meeting”
In questo modo colleghi e collaboratori sanno che quelle ore sono dedicate alla concentrazione.
Anche l’ambiente può aiutare
Quando si deve svolgere un’attività impegnativa, anche il luogo in cui si lavora può fare la differenza.
Una postazione tranquilla può essere preferibile per scrivere o analizzare dati.
Una sala riunioni è invece più adatta al confronto con altre persone.
Un’area condivisa può essere utile per cambiare ambiente e uscire dalla routine.
La possibilità di scegliere lo spazio in base all’attività può quindi diventare parte della strategia di produttività.
Attenzione a non trasformare il focus time in altro lavoro
Una giornata senza meeting non significa riempire ogni minuto di attività.
Il tempo protetto dovrebbe permettere anche di rallentare, riflettere e lavorare con maggiore attenzione.
L’obiettivo non è fare più cose.
È fare meglio quelle che richiedono davvero la nostra concentrazione.
Le riunioni sono uno strumento fondamentale per collaborare, ma non tutte le attività hanno bisogno di un meeting.
Creare momenti senza riunioni permette di proteggere la concentrazione e dedicare tempo alle attività che richiedono maggiore attenzione.
Non serve rivoluzionare l’organizzazione: anche poche ore di “focus time” durante la settimana possono diventare una buona abitudine per lavorare con maggiore qualità.
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