Alcuni consigli su come realizzare una riunione rispettando le misure anti-contagio

In questo particolare periodo caratterizzato dalle misure anti-contagio e dalla difficoltà a viaggiare, meeting, congressi e riunioni sono ripresi con format diversi che permettono anche una partecipazione più ampia.

Ad oggi si realizzano eventi esclusivamente virtuali o esclusivamente in presenza con poche persone o eventi ibridi dove si hanno persone in una determinata location dal vivo e altre persone collegate all'evento in modo digitale.

Scegliere la sala riunioni: gli aspetti da tenere in considerazione

  1. Sapere con precisione grandezza, capienza e allestimento della sala riunioni.
  2. Avere la certezza e la rassicurazione che si rispettino tutte le misure anti-contagio in vigore.
  3. Avere un elenco degli strumenti digitali previsti, quelli inclusi e quelli a pagamento. Prendere informazioni sull'impianto audio, sul proiettore, sulla presenza di una flipchart e sulle connessioni wifi.
  4. Avere la garanzia di un supporto tecnico (incluso o a pagamento) per gli strumenti digitali che si andranno ad utilizzare.
  5. Effettuare prima della riunione meeting delle prove di collegamento se si tratta di un evento ibrido, o totalmente a distanza, con persone che si collegheranno dalle proprie abitazioni/uffici attraverso piattaforme digitali.
  6. Verificare che la location sia accessibile, con mezzi privati o pubblici per coloro che parteciperanno in presenza. Sarebbe preferibile ci fosse un parcheggio per gli ospiti a pagamento o gratuito.

Un evento perfetto nella tua sala convegni: cosa serve?

  1. Il contenuto dell’evento va adattato al contesto digitale, con un format appropriato. L’importanza del contenuto dell’evento è dovuta anche al fatto che le sessioni dei relatori, trasmesse in streaming, possono essere registrate. Così facendo restano a disposizione anche dopo l’evento rendendolo fruibile ad altre persone nei modi che si ritengono più opportuni.
  2. La comunicazione sarà da curare con la massima attenzione perché dovrà essere indicata sia per persone in presenza che per chi è collegato da remoto. Dovrà dunque saper coinvolgere, prima durante e dopo l’evento, tutti i partecipanti. È inoltre fondamentale il coinvolgimento e la presenza di personale tecnico competente sia per la scelta che per la gestione degli strumenti digitali idonei e necessari all'evento.
  3. L’individuazione di una audience corretta per l’evento è una prerogativa essenziale. Infatti poiché molte più persone potranno partecipare on line piuttosto che in presenza, i partecipanti andranno profilati con cura affinché possano essere coinvolti allo stesso livello e seguiti con la stessa attenzione prima, durante e dopo l’evento stesso.

Riunioni più efficaci nelle tue sale: alcuni consigli

  1. Essere in possesso di un ordine del giorno chiaro da inviare a tutti i partecipanti almeno 24 ore prima della riunione effettiva e sapere quale obiettivo si vuole raggiungere con l'incontro.
  2. Precisare l'orario di inizio e termine della riunione permetterà di non divagare su altri argomenti e di mantenersi produttivi.
  3. Essere selettivi sugli inviti, invitando solo chi è veramente necessario.
  4. Essere sempre puntuali nell'iniziare e nel terminare la riunione. Rispettare gli orari prefissati.
  5. Fare in modo che tutti possano esprimere le proprie idee.

Via Boezio, 6

Via Boezio

Via Attilio Regolo 19

Via Regolo

Piazza G. Marconi 15

Piazza Marconi