In questo particolare periodo caratterizzato dalle misure anti-contagio e dalla difficoltà a viaggiare, meeting, congressi e riunioni sono ripresi con format diversi che permettono anche una partecipazione più ampia.
Ad oggi si realizzano eventi esclusivamente virtuali o esclusivamente in presenza con poche persone o eventi ibridi dove si hanno persone in una determinata location dal vivo e altre persone collegate all'evento in modo digitale.
Scegliere la sala riunioni: gli aspetti da tenere in considerazione
- Sapere con precisione grandezza, capienza e allestimento della sala riunioni.
- Avere la certezza e la rassicurazione che si rispettino tutte le misure anti-contagio in vigore.
- Avere un elenco degli strumenti digitali previsti, quelli inclusi e quelli a pagamento. Prendere informazioni sull'impianto audio, sul proiettore, sulla presenza di una flipchart e sulle connessioni wifi.
- Avere la garanzia di un supporto tecnico (incluso o a pagamento) per gli strumenti digitali che si andranno ad utilizzare.
- Effettuare prima della riunione meeting delle prove di collegamento se si tratta di un evento ibrido, o totalmente a distanza, con persone che si collegheranno dalle proprie abitazioni/uffici attraverso piattaforme digitali.
- Verificare che la location sia accessibile, con mezzi privati o pubblici per coloro che parteciperanno in presenza. Sarebbe preferibile ci fosse un parcheggio per gli ospiti a pagamento o gratuito.
Un evento perfetto nella tua sala convegni: cosa serve?
- Il contenuto dell’evento va adattato al contesto digitale, con un format appropriato. L’importanza del contenuto dell’evento è dovuta anche al fatto che le sessioni dei relatori, trasmesse in streaming, possono essere registrate. Così facendo restano a disposizione anche dopo l’evento rendendolo fruibile ad altre persone nei modi che si ritengono più opportuni.
- La comunicazione sarà da curare con la massima attenzione perché dovrà essere indicata sia per persone in presenza che per chi è collegato da remoto. Dovrà dunque saper coinvolgere, prima durante e dopo l’evento, tutti i partecipanti. È inoltre fondamentale il coinvolgimento e la presenza di personale tecnico competente sia per la scelta che per la gestione degli strumenti digitali idonei e necessari all'evento.
- L’individuazione di una audience corretta per l’evento è una prerogativa essenziale. Infatti poiché molte più persone potranno partecipare on line piuttosto che in presenza, i partecipanti andranno profilati con cura affinché possano essere coinvolti allo stesso livello e seguiti con la stessa attenzione prima, durante e dopo l’evento stesso.
Riunioni più efficaci nelle tue sale: alcuni consigli
- Essere in possesso di un ordine del giorno chiaro da inviare a tutti i partecipanti almeno 24 ore prima della riunione effettiva e sapere quale obiettivo si vuole raggiungere con l'incontro.
- Precisare l'orario di inizio e termine della riunione permetterà di non divagare su altri argomenti e di mantenersi produttivi.
- Essere selettivi sugli inviti, invitando solo chi è veramente necessario.
- Essere sempre puntuali nell'iniziare e nel terminare la riunione. Rispettare gli orari prefissati.
- Fare in modo che tutti possano esprimere le proprie idee.
