Essere occupati non significa sempre essere produttivi
Una giornata piena di email, messaggi, telefonate e riunioni può dare la sensazione di aver fatto moltissimo. Eppure, quando arriva il momento di chiudere il computer, può capitare di non aver concluso proprio quell’attività importante che richiedeva più attenzione.
Il problema non è necessariamente la mancanza di tempo. A volte è la difficoltà di trovare un periodo sufficientemente lungo per concentrarsi. (Altro articolo, a tema, interessante qui)
Scrivere una proposta, elaborare una strategia, analizzare dati o sviluppare un progetto richiede una modalità di lavoro diversa da quella necessaria per rispondere a un messaggio.
È qui che entra in gioco il concetto di deep work, o lavoro profondo.
Che cos’è il deep work?
Con questa espressione si indica il lavoro svolto con un alto livello di concentrazione, senza distrazioni che interrompano continuamente il ragionamento.
Il concetto è stato reso popolare da Cal Newport, autore del libro Deep Work. L’idea di fondo è semplice: alcune attività professionali richiedono attenzione prolungata e capacità di affrontare problemi complessi. Per svolgerle bene, è utile creare le condizioni che permettono di concentrarsi.
Il deep work non significa lavorare più ore, isolarsi per tutta la giornata o ignorare colleghi e clienti.
Significa dedicare una parte del proprio tempo alle attività che richiedono il maggiore impegno mentale, limitando le interruzioni evitabili.
Perché è così difficile concentrarsi?
Le fonti di distrazione sono numerose: notifiche sul telefono, email in arrivo, chat di gruppo, richieste improvvise e riunioni inserite tra un’attività e l’altra.
Un’analisi di Microsoft WorkLab pubblicata nel 2025, basata su segnali aggregati e anonimizzati di Microsoft 365, ha rilevato frequenti interruzioni digitali durante la giornata lavorativa. Nello specifico, per gli utenti con il volume più elevato di notifiche, l’analisi stimava un’interruzione ogni due minuti durante l’orario centrale di lavoro. Il dato riguarda un gruppo specifico di utenti e non va interpretato come la media di tutti i lavoratori.
Ogni interruzione non comporta soltanto il tempo necessario a rispondere. Può richiedere anche uno sforzo per riprendere il filo del ragionamento.
Per questo, quando devi affrontare un’attività impegnativa, è utile ridurre almeno le distrazioni che puoi controllare.
1. Scegli una sola attività importante
Prima di iniziare, chiediti quale attività merita davvero la tua attenzione.
Evita obiettivi troppo generici come “lavorare al progetto”. Preferisci un risultato concreto: completare una prima bozza, analizzare un documento o preparare la struttura di una presentazione.
Un obiettivo definito aiuta a capire da dove partire e quando il blocco di lavoro può considerarsi concluso.
2. Proteggi un blocco di tempo
Non è necessario iniziare con sessioni molto lunghe.
Puoi provare con 30 o 45 minuti dedicati a un’unica attività, per poi aumentare gradualmente se ti trovi bene.
Durante questo intervallo:
- chiudi le schede che non ti servono;
- silenzia le notifiche non urgenti;
- tieni a portata di mano i materiali necessari;
- evita di controllare continuamente la posta;
- rimanda le attività secondarie a un momento successivo.
Se il tuo lavoro richiede disponibilità continua verso clienti o colleghi, adatta il metodo alle tue responsabilità: non tutte le notifiche possono essere disattivate.
3. Distingui il lavoro profondo da quello operativo
Non tutte le attività richiedono lo stesso livello di concentrazione.
Rispondere a una richiesta semplice, fissare un appuntamento o aggiornare un calendario può essere gestito in momenti diversi rispetto alla scrittura di un documento complesso.
Prova a raggruppare le attività simili. Per esempio, puoi dedicare un intervallo alle email e un altro al lavoro che richiede attenzione.
Questo non significa organizzare ogni minuto in modo rigido, ma evitare che le attività più urgenti occupino sistematicamente tutto lo spazio disponibile.
4. Impara a gestire le interruzioni
Non tutte le interruzioni sono inutili. Una domanda urgente o un problema operativo possono richiedere una risposta immediata.
La differenza sta nel distinguere ciò che è davvero urgente da ciò che può aspettare.
Se lavori in un ambiente condiviso, puoi comunicare ai colleghi quando hai bisogno di concentrarti e concordare modalità semplici per segnalare le richieste urgenti.
Anche una fascia oraria dedicata alla concentrazione, condivisa con il team, può aiutare a ridurre le interruzioni evitabili.
5. Scegli l’ambiente adatto all’attività
Il luogo di lavoro non risolve da solo i problemi di concentrazione, ma può favorire o rendere più difficile il lavoro profondo.
Se devi preparare un documento complesso, potresti preferire una postazione tranquilla. Per un’attività collaborativa, invece, può essere più utile uno spazio in cui confrontarti con altre persone.
Anche chi lavora da casa può provare a distinguere i momenti dedicati alla concentrazione da quelli riservati alle attività domestiche o alle comunicazioni.
Una ricerca pubblicata nel 2026 dalla Durham University Business School, condotta su 87 lavoratori da remoto monitorati tramite diari giornalieri per dieci giorni, ha osservato un’associazione tra interruzioni legate alla vita domestica, maggiore stress e minore benessere. Si tratta di uno studio circoscritto, ma offre un’indicazione interessante sull’importanza di proteggere i confini tra attività diverse.
6. Non dimenticare le pause
Concentrarsi non significa rimanere davanti allo schermo per ore senza fermarsi.
Le pause aiutano a interrompere la sedentarietà e offrono un momento per recuperare attenzione. Puoi alzarti, bere un bicchiere d’acqua, fare qualche passo o semplicemente distogliere lo sguardo dal monitor.
Non esiste una durata perfetta valida per tutti. Sperimenta un ritmo che si adatti al tuo lavoro e al tuo livello di energia.
Un esempio pratico per iniziare
Se vuoi sperimentare il deep work senza stravolgere la tua routine, prova questo schema:
- Primi 5 minuti: scegli l’attività e prepara ciò che ti serve.
- Successivi 40 minuti: lavora senza distrazioni evitabili.
- 5 minuti finali: annota a che punto sei arrivato e qual è il prossimo passo.
- Pausa: alzati e fai qualche movimento prima di riprendere.
Puoi ripetere il ciclo quando la giornata lo permette. La cosa importante è iniziare con obiettivi realistici, non cercare di trasformare immediatamente tutte le ore lavorative in sessioni di concentrazione.
Il deep work non è una formula magica per fare tutto più velocemente. È un modo per proteggere il tempo necessario alle attività che richiedono attenzione, ragionamento e creatività.
In una giornata inevitabilmente piena di comunicazioni, anche un solo blocco di lavoro ben organizzato può aiutarti a portare avanti un progetto importante.
La produttività non dipende soltanto da quanto tempo hai a disposizione, ma anche da come riesci a utilizzare la tua attenzione.
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